Rebeca Marín
El Archivo General de Notarías ha tomado acciones para la digitalización de documentos lo que permitirá mayor eficiencia y eficacia en la consulta, inventario y resguardo de documentos.
El protocolo resguardará y conservará libros de documentos como compraventa, donaciones, adjudicaciones por herencia, poderes y testamentos que han sido entregados al Archivo General a cargo del Instituto de la Función Registral del Estado de México (IFREM). Una vez digitalizados se entregarán de manera física y digital para su resguardo.
Bajo dicho protocolo se pretende que la población mexiquense obtenga una mayor certeza jurídica, el IFREM, ha recibido el primer protocolo digitalizado por parte de la Notaría 136.
Con ello el gobierno del Estado de México en colaboración con el Colegio de Notarios reafirma su compromiso al garantizar la transparencia y protección del patrimonio de las familias mexiquenses.
Este modelo no sustituye al protocolo físico, sino que lo complementa, fortaleciendo la gestión documental y la operación diaria de la notaría.
El marco normativo aplicable en el Estado de México impulsa una gestión documental ordenada, donde el archivo notarial debe conservarse, organizarse y reproducirse bajo criterios técnicos definidos.
La digitalización del protocolo, apéndices e índices permite a las notarías:
Mantener una estructura documental clara y cronológica
Facilitar la consulta interna de escrituras y actas
Estandarizar la organización del archivo notarial
Atender requerimientos administrativos de forma eficiente
Este enfoque responde a la modernización del ejercicio notarial en la entidad y se apoya en soluciones profesionales como la Digitalización de documentos para transformar tus archivos físicos a formatos digitales accesibles.
Las notarías que dependen exclusivamente del archivo físico enfrentan limitaciones operativas como:
Procesos manuales para localizar documentos
Saturación de espacio físico
Dificultad para mantener índices actualizados
Mayor carga administrativa en la gestión del archivo
La digitalización permite resolver estos retos mediante procesos estructurados y repetibles, apoyándose en herramientas de Administración documental que optimizan el control y acceso a tus documentos..
